De afzender snapt er niets van: de mail is toch verstuurd?

Dat is precies het punt. Verstuurd is niet hetzelfde als aangekomen, en aangekomen is niet hetzelfde als gelezen. Het is een typisch interne communicatie kanaalprobleem waarbij de vraag vooral is: komt het bericht ook werkelijk aan bij iedereen, op het moment dat het ertoe doet? 

In dit artikel zetten we narrowcasting versus e-mail op een rij en onderzoeken we waar e-mail tekortschiet, wat narrowcasting brengt en wat het oplevert om beide interne communicatiekanalen in te zetten.

4 Problemen met e-mail als primair intern communicatiekanaal

1. Niet iedereen heeft een postvak

Wereldwijd werkt ongeveer 80% van de beroepsbevolking zonder vast bureau of laptop (bron). Denk aan medewerkers in een magazijn of distributiecentrum, op de productievloer of onderweg. Voor hen is een zakelijk e-mailadres vaak niet eens beschikbaar, en e-mail bereikt deze groep dan simpelweg niet omdat het kanaal buiten bereik is.

2. Wie wél een postvak heeft, verdrinkt erin

Ook medewerkers die wel achter een scherm zitten, hebben een probleem. De gemiddelde medewerker krijgt dagelijks een stortvloed aan berichten uit allerlei kanalen, en interne communicatie moet daar in mee concurreren. 

Een zorgvuldig geschreven update verdwijnt al snel tussen externe mail, meldingen en ruis. Het kost tijd om alles bij te houden en die is vaak niet beschikbaar tussen de eigen werkzaamheden door.

3. Het gat tussen desk en non-desk medewerkers is meetbaar

Zo’n 45% van de medewerkers zonder vaste werkplek voelt zich niet echt of helemaal niet geïnformeerd over veranderingen binnen de organisatie (bron). Een structureel gevolg van een kanaal dat minimaal voor hen beschikbaar is. 

4. E-mail is eenmalig

Een boodschap moet gemiddeld drie keer aankomen voordat hij echt blijft hangen. Een e-mail verstuur je doorgaans maar één keer, en die herhaling moet je er zelf actief achteraan organiseren. Anders verdwijnt de boodschap net zo snel als hij kwam.

6 Voordelen van narrowcasting als intern communicatiekanaal

1. Spontane opname in plaats van actief zoeken

Narrowcasting werkt spontaan. Mensen nemen de informatie bijna terloops op, zonder dat ze er actief naar hoeven te zoeken. Een e-mail moet je zelf openen, maar een scherm zie je gewoon terwijl je naar de koffiecorner loopt.

2. Een scherm trekt aandacht, of je dat nu wilt of niet

Franz Schrandt, oprichter van MediaMyne, vergelijkt het met een televisie tijdens een verjaardag. Iedereen zit gezellig te praten, maar toch kijkt bijna iedereen op een gegeven moment met een half oog mee zodra er een tv aanstaat. Onbewust, ongemerkt… het gebeurt gewoon.

3. Schermen scoren beter dan tekst

Digital signage heeft naar verluidt een recall rate van 83%, bijna het dubbele van traditionele, gedrukte communicatie, en visuele informatie zou tot 94% meer aandacht krijgen dan puur tekstuele berichten.

4. Herhaling zit er al in

Een bericht in de playlist draait vanzelf meerdere keren per dag. Je hoeft niemand te herinneren of iets opnieuw te versturen. De herhaling die een boodschap nodig heeft om te beklijven, vindt automatisch plaats.

5. Narrowcasting bereikt precies de werkplekken waar e-mail niet komt

Kantine, koffiecorner, magazijn of kleedkamer: plekken waar non-desk medewerkers wél regelmatig langskomen, ook al hebben ze geen beeldscherm voor zich op hun werkplek. Precies op die plekken is een scherm waardevol.

6. Sneller publiceren, sneller corrigeren

Er zit ook een praktisch verschil tussen beide communicatiekanalen, dat vaak onderbelicht blijft: snelheid. Een bericht op het scherm plaats je in minder dan een minuut. Staat er een fout in, of is de informatie inmiddels achterhaald? Dan pas je het met een paar klikken aan, en iedereen ziet meteen de juiste versie.

Bij e-mail werkt dat anders. Een foutje in een verzonden bericht herstel je niet meer, hooguit met een nieuwe mail die begint met “excuses, vorig bericht bevatte een fout.” Dat kost tijd, zorgt voor verwarring, en ondermijnt het vertrouwen in de boodschap zelf. Een narrowcastingscherm kent dat probleem niet: wat erop staat, is per definitie de actuele versie.

Wie is de afzender van de interne communicatie? 

E-mail is doorgaans eenrichtingsverkeer vanuit een beperkte groep afzenders, meestal directie of de afdeling communicatie. Narrowcasting kan dat openbreken. Franz Schrandt ziet in de praktijk steeds vaker dat organisaties naast de centrale boodschap vanuit het hoofdkantoor, ook lokale vestigingen of teams eigen content laten toevoegen aan de playlist.

Een scherm dat alleen top-down wordt gevuld vanuit het hoofdkantoor, voelt al snel “corporate” aan, precies zoals een directie e-mail kan voelen. Een scherm waar het eigen team foto’s van een geslaagde klus of een gezellig uitje op deelt, voelt van henzelf. 

Medewerkers die zich mede-eigenaar voelen van wat er getoond wordt, zorgen er bovendien ook beter voor. Dat soort betrokkenheid krijg je met een eenzijdig verstuurde e-mail niet voor elkaar.

Narrowcasting vervangt e-mail niet, maar vult het gat

Een belangrijke nuance: narrowcasting is nooit bedoeld als vervanging van e-mail of intranet. Franz Schrandt is daar helder over. Narrowcasting is een aanvulling die de bestaande communicatiemix versterkt, geen vervanging van e-mail of intranet.

Het scherm als teaser, e-mail en intranet voor de verdieping

Een scherm werkt het best als teaser: een korte, prikkelende kop, met een duidelijke verwijzing naar waar iemand meer kan lezen. Dat kan een QR-code zijn, of simpelweg de tekst “lees meer op intranet.”

Praktijkvoorbeeld: hoe AkzoNobel narrowcasting gebruikt

AkzoNobel, met zo’n 34.000 medewerkers actief in meer dan 150 landen, zet narrowcasting in als aanvulling op de bestaande communicatiemix, naast het intranet en de digitale nieuwsbrief. Publicatie kost weinig tijd en moeite, en gesegmenteerde informatie is eenvoudig te verspreiden. 

Directe, visuele communicatie houdt medewerkers continu op de hoogte van de laatste ontwikkelingen binnen de organisatie, wat volgens AkzoNobel sterk bijdraagt aan motivatie en onderlinge betrokkenheid.

Ontdek deze case

Wanneer e-mail nog steeds het juiste communicatiekanaal is

Een eerlijke vergelijking werkt beide kanten op. E-mail blijft het beste interne communicatiekanaal voor:

• Gedetailleerde, formele of juridisch relevante informatie die moet worden opgeslagen of later teruggezocht. Een scherm toont alleen het heden, geen archief.
• 1-op-1 of kleinschalige communicatie tussen individuen, waar een scherm simpelweg het verkeerde kanaal voor is.
• Lange, complexe boodschappen: narrowcasting-content moet juist kort en in één oogopslag leesbaar zijn. Dus wat niet in een paar seconden te begrijpen is, hoort niet op het scherm maar op het intranet waar het scherm naartoe verwijst.

Narrowcasting en e-mail vergelijking in het kort

Veelgestelde vragen over narrowcasting versus e-mail

Moet ik stoppen met interne e-mails als ik narrowcasting inzet? 

Nee. E-mail blijft waardevol voor formele, gedetailleerde of individuele communicatie. Narrowcasting vult juist het gat dat e-mail laat liggen bij medewerkers zonder vaste werkplek of zonder tijd om alles te lezen.

Hoe bereik ik medewerkers die geen zakelijk e-mailadres hebben? 

Via schermen op de plekken waar zij wél komen: de productievloer, het magazijn, de kantine of de koffiecorner. Dat is precies de doelgroep waarvoor narrowcasting is ontworpen.

Is narrowcasting geschikt voor vertrouwelijke informatie? 

Nee. Een scherm is zichtbaar voor iedereen die langsloopt, dus gevoelige of vertrouwelijke informatie hoort daar niet thuis. Gebruik daarvoor nog altijd e-mail of een beveiligd kanaal.

Kost het veel tijd om van e-mail over te stappen op narrowcasting? 

Niet per se. Het systeem is binnen een uur onder de knie, en een bericht publiceer je in minder dan een minuut. De grootste tijdsinvestering zit niet in de techniek, maar in het bedenken van een goed contentplan, zodat de schermen actueel en relevant blijven.

Het is geen narrowcasting OF e-mail, maar EN

Het is geen “narrowcasting óf e-mail.” Het is de juiste boodschap via het juiste kanaal. Narrowcasting vangt precies op wat e-mail structureel mist: medewerkers zonder vaste werkplek, herhaling die automatisch plaatsvindt, ruimte voor lokale inbreng, en een scherm dat aandacht trekt zonder dat iemand actief naar de informatie op zoek moet.

Wil jij ook dat je interne communicatie elke medewerker bereikt? 

Benieuwd hoe dat er voor jouw organisatie concreet uitziet? Plan een vrijblijvend adviesgesprek, we denken graag met je mee!