Verandering is in heel veel organisaties een continu proces geworden. De vraag van de klant verandert continu, net zoals de omgeving waarin je acteert. Als organisatie kun je dus niet stil blijven staan. Het is daarbij belangrijk dat je je medewerkers meeneemt in de veranderingen die er gaande zijn. Voor effectieve communicatie bij veranderingen kun je verschillende strategieën hanteren: van babystapjes tot de bulldozerstrategie. Als iedereen binnen het bedrijf, straks maar om is. In dit artikel geven wij acht tips voor effectieve communicatie bij veranderingen.

Wat is communicatie bij veranderingen?

Dit is de communicatie die je inzet wanneer je als organisatie belangrijke veranderingen doormaakt. Enkele voorbeelden van dit soort veranderingen zijn fusies, overnames, een nieuwe merkpositionering, een nieuwe huisstijl, een reorganisatie of de aanstelling van een nieuwe directie. Het is hierbij belangrijk vooruit te denken en de communicatie strategisch en planmatig toe te passen, met aandacht voor de verschillende betrokken partijen en hun belangen.

1.     Neem de tijd

Je kunt je organisatie niet in één dag veranderen. Je blijft met mensen te maken hebben, en die hebben van nature moeite met veranderingen. Zeker als niet duidelijk is wat het doel is van de verandering, of als de veranderingen elkaar in hoog tempo op blijven volgen. Daarom is het belangrijk om de tijd te nemen voor het doorvoeren van een verandering en mensen tijd te geven om iets op zich in te laten werken.

Het is ook belangrijk om medewerkers goed uit te leggen waarom een verandering doorgevoerd wordt en wat de organisatie ermee wil bereiken. Luister hierbij ook goed naar de bezwaren en tegenargumenten. Het moet een dialoog zijn, niet een monoloog.

2.     Breng de impact per groep in kaart

Wat voor de één een enorme verandering is, kan voor de ander klein zijn. Van een kleine aanpassing in een werkproces zal een directie niet wakker liggen, maar het kan voor de betrokken medewerkers flinke impact hebben op hun dagelijkse routine. Terwijl een grote wijziging in de top van het bedrijf heel weinig impact heeft op dagelijkse werkzaamheden op de werkvloer. Analyseer dus de impact van de verandering per groep medewerkers en pas de communicatie daarop aan.

3.     What’s in it for me

Leg duidelijk uit wat de verandering betekent voor de medewerkers. Pas de boodschap hierbij ook aan op basis van de impact voor verschillende afdelingen en niveaus in de organisatie. 

Door goed na te denken over wat de verandering betekent voor medewerkers, kun je je verhaal goed afstemmen op wat er leeft binnen een team. Verder kun je in sommige gevallen trainingen en cursussen aanbieden om mensen voor te bereiden op de verandering.

4.     Veranderen doe je samen

Niemand kan volledig zelfstandig een belangrijke verandering in de organisatie teweegbrengen. Zo heb je als communicatieadviseur niet het zicht op alle factoren die bepalen wat er nodig is om te veranderen. Samen met collega’s kun je een eind komen, maar vraag je vooral af welke mensen vanuit andere disciplines er nodig zijn om mensen te laten veranderen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan HRM of IT, maar ook zeker aan minder voor de hand liggende disciplines.

5.     Zorg voor veranderambassadeurs

Als je te maken hebt met sterke groepsdruk binnen teams, zorg dan dat je een aantal prominente mensen in de coalitie hebt. Zij kunnen verandering stimuleren door het goede voorbeeld te geven. Zij zijn als het ware ‘influencers’ binnen je organisatie. Bovendien kan zo’n verbindende coalitie het uitwisselen van inzichten over de verandering vereenvoudigen.

6.     Combineer fysieke bijeenkomsten met digitale communicatie

Door op meerdere manieren te communiceren, blijft de boodschap beter hangen. Herhaal de highlights van fysieke bijeenkomsten bijvoorbeeld via narrowcasting. Of deel kennisartikelen en opiniestukken over het thema via de mail of employee app. De kracht van herhaling is erg belangrijk om een boodschap goed tussen de oren te krijgen. Hebben teams of medewerkers behoefte aan verduidelijking? Organiseer dan een-op-een sessies met mensen of organiseer kleinschalige teammeetings.

7.     Geef regelmatig korte updates

Wacht niet tot je een compleet en goed onderbouwd verhaal hebt. In het geval van communicatie bij veranderingen is het beter om mensen direct op de hoogte te stellen zodra je iets weet. Je snijdt jezelf in de vingers als er speculaties gaan rondzingen in de welbekende wandelgangen. Maak korte updates en deel die op regelmatige basis, bijvoorbeeld door middel van narrowcasting. Durf het ook eerlijk toe te geven als je dingen nog niet weet.

8.     Bekijk de verandering vanuit de organisatie, de groep en het individu

Factoren die het succes van een verandering beïnvloeden, zijn vaak moeilijk grijpbaar. Het gaat dan om zaken als cultuur, drijfveren en spanningsvelden. Of de wijze waarop onze hersenen functioneren. Je moet een verandering dan ook altijd vanuit drie perspectieven bekijken: vanuit het individu, de groep en de organisatie. Het betekent dat je zowel inzichten vanuit het brein, persoonskenmerken, groepsdynamiek en groepsverschillen, urgentie en context mee moet nemen in het ontwikkelen en realiseren van de veranderaanpak.

Onze oplossingen

Naast deze tips voor succesvolle communicatie bij veranderingen, hebben wij software die enorm kan helpen. Door middel van narrowcasting en de employee app kun je eenvoudig communiceren en de betrokkenheid van de medewerkers vergroten. Zowel narrowcasting als de employee app zijn erg gebruiksvriendelijk, waardoor je meteen zorgeloos aan de slag kan gaan.

Narrowcasting

Narrowcasting is een ideaal hulpmiddel om de communicatie binnen grote organisaties effectief te laten verlopen. Het is een krachtig communicatiekanaal waarmee via beeldschermen snel en eenvoudig gecommuniceerd kan worden met alle medewerkers. Op deze manier zorg je ervoor dat de medewerkers zich betrokken voelen en goed geïnformeerd worden over veranderingen.

Employee App

De interne communicatie app helpt je alle medewerkers, zelfs de ambulante, makkelijk te bereiken en informeren. Op deze manier kun je medewerkers je medewerkers te allen tijde op de hoogte stellen van veranderingen. Bovendien is de applicatie voorzien van uitgebreide autorisatiemogelijkheden. Zo kun je bepalen wie wat en wanneer iets te zien krijgt. Ook zorg je er zo voor dat medewerkers alleen relevante informatie te zien krijgen.

Advies

Wil je weten hoe MediaMyne jouw organisatie kan helpen bij het verbeteren van de communicatie bij veranderingen? Of heb je vragen over onze software voor narrowcasting en de employee app? Neem dan gerust contact op met onze experts. Zij staan altijd voor je klaar en helpen je graag verder!