De aandacht trekken met jouw interne communicatieberichten is niet eenvoudig. De meeste onderwerpen op jouw contentkalender behoren nou eenmaal niet tot de favoriete gespreksonderwerpen van jouw collega’s. Hoe zorg je er dan toch voor dat jouw berichten gelezen of bekeken worden?
Content maken is één van de meest prominente taken van een interne communicatieprofessional. En ‘vroeger’ ging hier veel tijd in zitten, maar tegenwoordig krijgen wij hulp van ChatGPT. Dit betekent niet dat we zelf niks meer hoeven te doen. Het gaat nu over ‘denken en laten doen’.
Door voordat je begint eerst na te denken over de volgende zeven vragen, kom je tot een goede prompt voor ChatGPT, en vergroot je de kans op succes.
1. Wat is het doel van mijn bericht?
Begin altijd met het eindresultaat in gedachten. Wat wil je bereiken met jouw bericht? Wil je jouw collega’s warm laten lopen voor een verandering, wil je een (re)actie ontlokken of is het gewoon een zakelijke mededeling? Het doel van jouw bericht is namelijk alles bepalend voor hoe je de rest van het proces aanvliegt.
Bij de doelstelling kan het ook handig zijn om na te denken over de emoties die jouw bericht op kunnen roepen. Wil je dat medewerkers zich trots of opgetogen voelen of zullen jouw collega’s boos of teleurgesteld reageren op de boodschap?
2. Voor wie is mijn bericht relevant?
Daarna is het belangrijk om na te denken wie je wilt bereiken met je bericht? Is dat iedereen binnen jouw organisatie? Zijn dat alleen collega’s van een specifiek team of een bepaalde vestiging? Of is het bericht alleen bedoeld voor enkele medewerkers en moet het bericht een persoonlijk tintje krijgen?
Ook kan het zijn dat het bericht voor sommige collega’s alleen ter kennisgeving is, terwijl andere collega’s actie moeten ondernemen. Het kan dan verstandig zijn om verschillende versies van je interne communicatie bericht te maken.
3. Wat weet de ontvanger al van het onderwerp?
Voordat je een bericht deelt is het ook verstandig om je af te vragen of de boodschap al eerder gedeeld is en of het onderwerp deel uit maken van een breder kader aan berichten.
Zo is het verstandig om alle berichten die gerelateerd zijn aan een groter thema als kernwaarden, de aanstaande reorganisatie of het jubileum als dusdanig herkenbaar te maken. Zet al deze berichten in dezelfde stijl op, waarbij je herkenbare elementen gebruikt. Voorzie alle berichten tevens van de juiste tags waarmee medewerkers het bericht makkelijk terug kunnen vinden.
Probeer exacte herhaling van berichten te voorkomen. Wil je dezelfde boodschap kracht bijzetten door deze nog een keer te delen? Dat kan, maar geef het bericht dan wel net een andere invalshoek. Heb je hiervoor inspiratie nodig? Download dan onze interne communicatiekalender met alle bijzondere dagen in 2024.
4. Waarom zijn jouw collega’s geïnteresseerd in dit bericht?
Vervolgens is het ook verstandig om na te denken, waarom jouw collega’s wel geïnteresseerd zouden zijn in het bericht. Biedt het bericht transparantie of inzicht in gemaakte keuzes, of levert de informatie in het bericht medewerkers wat op?
Je kunt je hierbij het beste verplaatsen in de ontvanger van het bericht en jezelf de vraag stellen ‘wat kan ik hiermee?’ Probeer daarbij zo kritisch mogelijk te zijn en tot een antwoord te komen dat de leidraad kan worden voor jouw bericht. Het kan helpen om een lijstje te maken met zaken die jouw collega’s bezighouden en raakvlakken te vinden met jouw onderwerp.
5. Waarmee kan ik de aandacht van de ontvanger trekken?
Als je eenmaal weet wat jouw collega’s bezighoudt en hoe je hun interesse kunt wekken, kun je ook bepalen hoe je in de titel, afbeeldingen en introductie hun aandacht kunt trekken. Bedenk hierbij goed hoe het totaalplaatje er uit komt te zien en aan welke onderdelen je extra focus moet leggen om de aandacht te trekken en tot het einde vast te houden.
6. Past de tone of voice bij jouw boodschap en doel?
Jouw organisatie heeft als het goed is een eigen tone of voice die past bij jullie merk en identiteit. Vaak zul je deze tone of voice ook gebruiken voor je interne communicatie. Ga hierbij wel na of deze ook past bij de boodschap die je wilt overbrengen. Een nogal joviale toon kan de plank volledig misslaan ten tijde van een reorganisatie. Houd je communicatie herkenbaar, maar breng wel de juiste nuances aan.
7. Op welke kanalen ga ik mijn boodschap delen?
De kanalen die jij kiest om je boodschap te verspreiden zijn behoorlijk bepalend voor de rest van je proces. Als je eenmaal hebt bedacht wat de boodschap is en wat je wilt bereiken, is het ook verstandig om de tijd te nemen en daarbij de juiste vorm en kanalen te kiezen.
Wil je vooral non-desk medewerkers bereiken? Kies dan bijvoorbeeld voor narrowcasting. Wil je collega’s bereiken die veel op de weg zitten of thuis werken en die weinig contact hebben met andere collega’s? Maak dan een korte video en deel die via jullie interne communicatie app.
Kies de vorm en de kanalen die passen bij jouw doel, de doelgroep en de boodschap om ervoor te zorgen dat het bereik optimaal is en de boodschap goed begrepen wordt.
Welke vragen stel jij jezelf voordat je begint aan het opstellen van jouw interne communicatie?
