Na de zomervakanties begint in veel organisaties de plannenmakerij voor het nieuwe jaar. De huidige strategie wordt getoetst en de doelstellingen voor het nieuwe jaar worden bepaald. Het spreekt voor zich dat medewerkers goed geïnformeerd moeten worden over de strategie en doelstellingen van de organisatie.

Interne communicatie speelt daarbij natuurlijke een belangrijke rol. Maar jij als interne communicatieprofessional hebt natuurlijk ook andere doelen. Daarom is het verstandig om ook een intern communicatieplan te maken voor het nieuwe jaar. In dit artikel vertellen we je waarom het opstellen van een intern communicatieplan zo belangrijk is. Ook zetten we de stappen van een succesvol intern communicatieplan op een rij.

Dit blogartikel is voor het eerst gepubliceerd op 28 november 2019 en geüpdatet op 19 augustus 2021. 

Waarom is een intern communicatieplan belangrijk?

Het interne communicatieplan bevat de doelstellingen, doelgroepen, activiteiten en planning van de interne communicatieafdeling in een bepaalde periode. Vaak wordt het plan aangevuld met een analyse van de huidige situatie, randvoorwaarden voor succes en de verwachte resultaten.

  • Een intern communicatieplan biedt houvast in de activiteiten voor communicatieprofessionals.
  • Het zorgt ervoor dat je als team een bijdrage kan leveren aan de corporate doelstellingen van een organisatie.
  • Het zorgt ervoor dat je je niet te veel laat leiden door de waan van de dag.
  • Het laat stakeholders zien waar je mee bezig bent en waar de pijlen op gericht zijn.

Stappen van een intern communicatieplan:

1. Doe een brede analyse en bepaal doelstellingen

Analyseer waar je nu staat en bedenk waar je als organisatie graag wil komen te staan. Hierbij is het belangrijk om rekening te houden met:

  • De gewenste identiteit van de organisatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de missie, visie, strategie en waarden van de organisatie.
  • De huidige interne communicatiestrategie.
  • Trends en ontwikkelingen. Bijvoorbeeld binnen de doelgroep of in het communicatievakgebied.

2. Definieer KPI’s op basis van de doelstellingen

Het is cruciaal om relevante KPI’s (Kritieke Prestatie Indicatoren) vast te stellen op basis van de interne communicatiedoelstellingen. Hierdoor worden de doelstellingen meetbaar. Zowel de doelstellingen als KPI’s moeten altijd SMART geformuleerd worden. Dat wil zeggen dat ze specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden zijn.

3. Bepaal je doelgroepen

Hoe zien je doelgroepen eruit en hoe kun je die definiëren? Voor een effectief intern communicatieplan is het van belang om dit scherp te hebben. Doelgroepen kunnen bijvoorbeeld gesegmenteerd worden op basis van:

  • Werklocaties
  • Leeftijd
  • Blue of white collar
  • Gedachtegang

4. Definieer kernboodschappen

Het is belangrijk om op basis van je doelstellingen een aantal kernboodschappen te definiëren, die centraal staan in de interne communicatie. De beste boodschappen zijn:

  • Simpel
  • Verrassend
  • Duidelijk
  • Geloofwaardig
  • Inspirerend
  • Haken aan op emotie

5. Bepaal de communicatiemiddelen en kanalen:

Stel vast welke middelen en kanalen je gaat inzetten om te communiceren. Ook is het belangrijk om te bepalen hoe je die middelen en kanalen gaat inzetten. Denk hierbij uiteraard ook aan welke doelstellingen en doelgroepen je wil bereiken. Niet elk middel en kanaal is namelijk even geschikt voor elke doelstelling en doelgroep.

6. Stel een communicatiekalender op.

Vertaal al je communicatie-acties naar een concrete planning. Zo behoud je het overzicht.

Blog inhakers Interne Communicatie kalender

7. Bepaal hoe je gaat evalueren:

Bepaal hoe je de resultaten van communicatie gaat meten en evalueren en welke instrumenten je daarvoor gaat inzetten. Ook is het verstandig om in het interne communicatieplan vast te leggen hoe je de resultaten gaat terugkoppelen en presenteren aan stakeholders.