Grote organisaties hebben veel medewerkers, teams en afdelingen waarbij het managen van de interne communicatie niet altijd even gemakkelijk is. In dit artikel geven we 10 tips om de interne communicatie verbeteren.
De volgende punten worden besproken in dit artikel:
- Wat is interne communicatie?
- Waarom is interne communicatie belangrijk?
- Intern beginnen is extern winnen
- 10 tips om interne communicatie te verbeteren
- De oplossing van MediaMyne
Deze blog is voor het eerst gepubliceerd in april 2019 en voorzien van updates in januari 2021.
Wat is interne communicatie?
Alle vormen van communicatie binnen een organisatie betreft interne communicatie. Dus het ontvangen, doorgeven en beschikbaar maken van informatie voor en door medewerkers. Goede interne communicatie zorgt voor meer verbondenheid en betrokkenheid binnen de organisatie. Bovendien loopt de externe communicatie hierdoor ook soepeler én met meer succes.
Waarom is interne communicatie belangrijk?
‘Interne communicatie is belangrijk.’ Ook al lijkt deze uitspraak logisch en makkelijk, toch blijkt succesvolle communicatie binnen een organisatie nog sinds jaar en dag een grote uitdaging. Daardoor zijn beslissingen vaak niet doordacht, wat de hele organisatie negatief zou kunnen beïnvloeden. Bovendien lopen zaken niet consistent binnen alle afdelingen, waardoor conflicten ontstaan.
Een organisatie streeft ernaar dat de zaken goed lopen en om een mooie omzet te draaien. Maar om extern te winnen moet je eerst intern winnen!
Intern beginnen is extern winnen
Medewerkersbetrokkenheid is een belangrijke factor om extern te kunnen winnen. Als de interne communicatie binnen de organisatie namelijk goed loopt zullen medewerkers zich meer verbonden en betrokken voelen. Betrokken medewerkers hebben het gevoel dat ze gehoord worden en dat ze ook echt een bijdrage kunnen leveren. Hieruit volgt dan weer een meer gemotiveerde en tevreden medewerker.
Het Service Profit Chain model is een voorbeeld hoe de winstgevendheid met betrokkenheid is verbonden. Het begint namelijk allemaal bij de betrokken medewerker. Een gemotiveerde en tevreden medewerker levert namelijk een hoge toegevoegde waarde, omdat dit resulteert in betrokken en loyale klanten. Tevreden en loyale klanten leiden vervolgens weer tot duurzame groei en winst. Daarom is het van belang dat intern alles goed loopt om zo extern resultaat te kunnen zien. Om hiermee te helpen hebben we 10 tips om de interne communicatie te verbeteren.
10 tips om de interne communicatie te verbeteren
1. Intern communicatieplan opstellen
Goede communicatie begint met een goede planning. Daarom is het belangrijk dat je eerst een interne communicatiestrategie of plan opstelt. Daarbij is het relevant dat je dit doet met de input van je medewerkers. Zo kan er namelijk worden gezien waar ze voor open staan, wat ze goed vinden gaan en wat er uiteraard beter kan. Door middel van de volgende vragen kan je een plan opstellen:
- Welke rol speelt communicatie binnen jouw organisatie?
- Op welke manier doet de organisatie dit nu? En werkt het?
- Waar is verbetering nodig/mogelijk?
- Wat vinden de medewerkers van de interne communicatie?
2. Zorg ervoor dat verschillende teams en afdelingen met elkaar in contact komen
Weten jouw medewerkers wat de verschillende afdelingen en teams doen? Als dit niet zo is, zorg er dan voor dat dit gaat veranderen. Breng bijvoorbeeld teams en afdelingen met elkaar in contact, zodat er kennis kan worden uitgewisseld. Daarnaast kan je een gezamenlijke brainstormsessie organiseren. Zo zullen de verschillende nieuwe tips, ideeën en inzichten opbloeien!
3. Maak duidelijk wie verantwoordelijk is voor de interne communicatie
Verder is het belangrijk dat het duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de interne communicatie. Wijs bijvoorbeeld gemotiveerde en enthousiaste mensen aan die in staat zijn andere medewerkers te motiveren. Op deze manier creëer je binnen de organisatie een draagvlak en zullen zoveel mogelijk medewerkers meedoen!
4. Feedback is een echte must bij verbetering
In een organisatie met een strakke hiërarchie is de interne communicatie vaak slecht, omdat er niet goed gecommuniceerd wordt met de medewerkers. Het management en directie moeten echter niet de enige zijn die intern communiceren: medewerkers barsten immers ook van de kennis.
Bovendien hebben zij het recht om gehoord te worden. Geef medewerkers daarom ruimte, maar ook vrijheid, om hun mening en feedback te delen. Interne communicatie verbeteren moet namelijk van beide kanten komen: top-down en bottom-up! Het is zonde om de kennis en creativiteit van jouw medewerkers niet volledig te benutten.
5. Blijf direct communiceren
Het is essentieel om te blijven communiceren met je medewerkers. Op deze manier voorkom je namelijk miscommunicatie en conflicten. Bovendien is het belangrijk om de medewerkers te blijven betrekken bij wat de organisatie doet. Geef ze de kans om mee te denken over bepaalde zaken die direct en/of indirect te maken hebben met hun functie, de organisatie of markt. Daarmee zorg je namelijk voor nieuwe inzichten, creatieve oplossingen en ideeën.
6. Veranker interne communicatie in de strategie van organisatie
De initiatieven rondom interne communicatie en de betrokkenheid van je medewerkers moeten verankerd zijn in de strategie van de organisatie. Hieruit volgt dat de betekenis van medewerkersbetrokkenheid door iedereen op dezelfde manier wordt begrepen.
7. Maak gebruik van verschillende hulpmiddelen
Bij grote organisaties in het bijzonder kan goede en effectieve interne communicatie problematisch zijn. Maak daarom gebruik van hulpmiddelen zoals een digitale werkplek, samenwerkingsplatform, social intranet, narrowcasting of een interne communicatie app.
Door middel van de technologie van tegenwoordig gaat het verspreiden van een boodschap een stuk sneller en gemakkelijker. Daarom zijn deze hulpmiddelen geschikte middelen om van interne communicatie een nog groter succes te maken. Voor grote organisaties is een social intranet alleen echter vaak niet voldoende. In onze blog ‘hoe verbeter ik de interne communicatie met mijn werknemer?’ wordt dit nader toegelicht.
8. ‘One size does not fit all’
De verschillende groepen van medewerkers binnen de organisatie identificeren is cruciaal. Ten eerste is namelijk niet iedereen bevoegd om over bepaalde informatie te beschikken. Ten tweede is deze informatie voor sommige medewerkers zelfs overbodig. De informatie moet daarom worden afgestemd op de interne doelgroepen om zo een ‘overload’ aan informatie te voorkomen. Op deze manier blijft de ontvangen informatie langer hangen en voorkom je miscommunicatie.
9. Zorg voor afwisseling
Interne communicatie gaat vaak over formele onderwerpen. Het risico is dat de communicatie te eentonig wordt, met als gevolg dat de nieuwsberichten nog maar nauwelijks worden gelezen. Durf dus ook informeel te communiceren! Zorg voor informele berichten waardoor medewerkers zich betrokken voelen. Dit zal uiteindelijk voor meer afwisseling zorgen, met als gevolg verhoogde interactie met betrekking tot interne communicatie.
10. Gebruik de Interne Communicatiekalender
Je kent het vast wel. Ieder jaar staan dezelfde thema’s en doelstellingen weer op het programma. Medewerkers moeten continu herinnerd worden aan de missie, visie en kernwaarden van de organisatie, maar ook veiligheidsvoorschriften en ISO richtlijnen zijn vaste prik. Soms is het behoorlijk taaie kost en het is zeker niet eenvoudig om daar ieder jaar weer een leuke insteek voor te bedenken. Een oplossing hiervoor zijn inhakers.
Met de Interne Communicatiekalender 2021 hoef je niet meer bang te zijn dat je schermen leeg blijven of dat je intranet alleen nog maar verouderde nieuwsberichten toont. De Interne Communicatiekalender staat boordevol inspiratie om al je kanalen goed gevuld te houden.
De oplossing van MediaMyne
Naast deze tips om de interne communicatie te verbeteren heeft MediaMyne software die enorm kan helpen. Door middel van de software voor narrowcasting en de interne communicatie app kan je namelijk niet alleen de interne communicatie verbeteren, maar ook de betrokkenheid van je medewerkers vergroten! Zowel narrowcasting als de app worden bestuurd door een gebruiksvriendelijk CMS, waardoor je meteen zorgeloos aan de slag kan gaan.
Ook biedt MediaMyne meerdere blogs en whitepapers aan die een meerwaarde bieden met betrekking tot interne communicatie.
Narrowcasting
Narrowcasting is een manier om de interne communicatie binnen grote organisaties effectief te laten verlopen. Het is een krachtig communicatiekanaal waarmee snel en eenvoudig kan worden gecommuniceerd met alle medewerkers. Via beeldschermen worden de medewerkers continu op de hoogte gehouden over belangrijke ontwikkelingen en veranderingen. Op deze manier zorgt je ervoor dat de medewerkers zich betrokken voelen en goed worden geïnformeerd.
Employee App
De interne communicatie app helpt de organisatie al haar medewerkers (zelfs de ambulante) makkelijk te bereiken en informeren. Maar zoals we al zeiden is niet alle informatie is bestemd voor alle medewerkers: daarom is de applicatie voorzien van uitgebreide autorisatie mogelijkheden. Jij kiest zelf wie wat wanneer iets te zien krijgt. Daarnaast zorg je er ook voor dat de medewerkers alleen relevante informatie te zien krijgen. Zo kan je afleiding door overbodige informatie voorkomen.
Advies
Wil je weten hoe MediaMyne de oplossing kan zijn binnen jouw organisatie voor het verbeteren van de interne communicatie of heb je vragen over onze software voor narrowcasting en de interne communicatie app? Neem dan gerust contact op met onze experts. Zij staan altijd voor je klaar en helpen je graag verder!
